重大活動和突發事件檔案管理(lǐ)辦(bàn)法

國(guó)家檔案局令

第16号

《重大活動和突發事件檔案管理(lǐ)辦(bàn)法》已經2020年11月26日國(guó)家檔案局局務(wù)會議審議通過，現予公(gōng)布，自2021年6月1日起施行。

                                                                                                                                             局 長(cháng) 陸國(guó)強 

                                                                                                                                           2020年12月12日 

重大活動和突發事件檔案管理(lǐ)辦(bàn)法

目  錄

第一章 總  則

第二章 工(gōng)作(zuò)職責

第三章 管理(lǐ)要求

第四章 檔案利用(yòng)與開發

第五章 附  則

第一章  總  則

第一條  為(wèi)了加強重大活動和突發事件檔案科(kē)學(xué)管理(lǐ)，确保檔案完整、安(ān)全與有(yǒu)效利用(yòng)，更好地服務(wù)和推進國(guó)家治理(lǐ)體(tǐ)系和治理(lǐ)能(néng)力現代化，根據《中(zhōng)華人民(mín)共和國(guó)檔案法》《中(zhōng)華人民(mín)共和國(guó)突發事件應對法》等相關法律、法規，制定本辦(bàn)法。

第二條  本辦(bàn)法所稱重大活動是指在中(zhōng)華人民(mín)共和國(guó)境内外組織舉辦(bàn)的，對黨和國(guó)家、行業、地方具(jù)有(yǒu)重大意義或者重要國(guó)際影響的會議、會展、賽事、紀念、慶典等大型活動；突發事件是指突然發生，造成或可(kě)能(néng)造成嚴重社會危害，需要采取應急處置措施予以應對的自然災害、事故災難、公(gōng)共衛生事件和社會安(ān)全事件。

第三條  本辦(bàn)法所稱重大活動和突發事件檔案，是指在舉辦(bàn)重大活動和應對突發事件過程中(zhōng)直接形成的對國(guó)家和社會具(jù)有(yǒu)保存價值的各種文(wén)字、圖表、聲像等不同形式的曆史記錄。

第四條  重大活動和突發事件檔案工(gōng)作(zuò)應當遵循統一領導、分(fēn)級管理(lǐ)、分(fēn)類實施、統籌協作(zuò)的工(gōng)作(zuò)原則，維護檔案完整與安(ān)全，推動檔案利用(yòng)與開發，為(wèi)經濟社會發展和突發事件應對活動提供文(wén)獻參考和決策支持。

第五條  各地區(qū)各部門應當加強對重大活動和突發事件檔案工(gōng)作(zuò)組織領導，建立健全工(gōng)作(zuò)制度，保證檔案管理(lǐ)做到收集齊全完整，整理(lǐ)規範有(yǒu)序，保管安(ān)全可(kě)靠，鑒定準确及時，利用(yòng)簡捷方便，開發實用(yòng)有(yǒu)效。

第六條  重大活動和突發事件檔案的收集、整理(lǐ)、數字化和移交等工(gōng)作(zuò)所需經費應當納入活動經費預算或保障措施。檔案主管部門、檔案館開展重大活動和突發事件檔案工(gōng)作(zuò)所需經費列入本級預算。

第七條  重大活動和突發事件檔案工(gōng)作(zuò)應當積極運用(yòng)新(xīn)技(jì )術、新(xīn)手段，不斷提升信息化管理(lǐ)水平。

涉及國(guó)家秘密的檔案管理(lǐ)應當同時符合保密管理(lǐ)相關規定。

第二章  工(gōng)作(zuò)職責

第八條  檔案主管部門負責本行政區(qū)域内重大活動和突發事件檔案工(gōng)作(zuò)統籌協調、制度建設，負責建立本行政區(qū)域内重大活動和突發事件檔案工(gōng)作(zuò)清單，對檔案工(gōng)作(zuò)進行監督和指導。

中(zhōng)央國(guó)家機關根據檔案管理(lǐ)需要，在職責範圍内指導本系統的重大活動和突發事件檔案業務(wù)工(gōng)作(zuò)。

第九條  重大活動和突發事件的辦(bàn)理(lǐ)或應對部門，或者專門設立的臨時機構（以下統稱責任部門）負責相應檔案的收集、整理(lǐ)和保管，并按規定向檔案館移交。

縣級以上黨委、政府作(zuò)為(wèi)主辦(bàn)單位的，執行單位作(zuò)為(wèi)責任部門履行前款規定的職責。

第十條  檔案館負責分(fēn)管範圍内重大活動和突發事件檔案接收征集、集中(zhōng)保管、編研開發并提供利用(yòng)。

檔案館可(kě)以根據需要，提前介入重大活動和突發事件檔案工(gōng)作(zuò)，并采取拍照、錄音、錄像等方式直接形成重大活動和突發事件檔案。

第十一條  檔案主管部門、責任部門和檔案館應當建立檔案主管部門統籌協調、各部門分(fēn)工(gōng)負責的工(gōng)作(zuò)機制，完善工(gōng)作(zuò)情況通報制度，協同推進重大活動和突發事件檔案工(gōng)作(zuò)。

第十二條  檔案主管部門按照法定職權和程序對重大活動和突發事件檔案管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)進行監督檢查，責任部門和檔案館應當配合。

第十三條  對在重大活動和突發事件檔案工(gōng)作(zuò)中(zhōng)做出突出貢獻的單位或者個人，按照國(guó)家有(yǒu)關規定給予表彰、獎勵。單位或個人存在違法違紀行為(wèi)的，應當由檔案主管部門、有(yǒu)關單位依法依規予以處理(lǐ)。

第三章  管理(lǐ)要求

第十四條  重大活動和突發事件檔案工(gōng)作(zuò)實行清單管理(lǐ)制度。檔案主管部門應當及時發布本行政區(qū)域重大活動和突發事件檔案工(gōng)作(zuò)清單，明确年度工(gōng)作(zuò)任務(wù)（或事項）、責任部門、檔案處置要求等。工(gōng)作(zuò)任務(wù)（或事項）應當包括但不限于以下内容：

（一）黨的代表大會、人民(mín)代表大會、政治協商(shāng)會議，國(guó)際、國(guó)家或區(qū)域級論壇峰會、合作(zuò)交流會、博覽會、招商(shāng)引資會、推介洽談會等會議、會展活動；

（二）國(guó)際、全國(guó)或地區(qū)性綜合性運動會及其他(tā)重大杯賽、聯賽、錦标賽、冠軍賽等賽事活動；

（三）以重大事件、重大紀念日、重要人物(wù)為(wèi)主題的紀念、慶典活動；

（四）自然災害、事故災難、公(gōng)共衛生事件、社會安(ān)全事件應對活動。

第十五條  責任部門應當制定重大活動和突發事件檔案工(gōng)作(zuò)方案，明确檔案工(gōng)作(zuò)負責部門和人員，按照工(gōng)作(zuò)程序和要求形成歸檔文(wén)件材料。采用(yòng)業務(wù)系統辦(bàn)理(lǐ)業務(wù)的，業務(wù)系統應當支持形成符合要求的歸檔文(wén)件材料。

第十六條  責任部門應當将重大活動和突發事件中(zhōng)形成的下列文(wén)件材料納入收集範圍，做到應收盡收、應歸盡歸：

（一）領導指示、批示，機構成立及分(fēn)工(gōng)文(wén)件材料，工(gōng)作(zuò)制度、預案、方案、報告、報表、簡報、總結，會議材料，獎懲材料，大事記、宣傳報道，各單位按照分(fēn)工(gōng)或職責形成的其他(tā)文(wén)件材料；

（二）照片、錄音、錄像；

（三）業務(wù)數據、公(gōng)務(wù)電(diàn)子郵件、網頁(yè)信息、社交媒體(tǐ)信息；

（四）印章、題詞、活動标志(zhì)、證件、證書、紀念冊、紀念章、獎杯、獎牌、獎章、獎狀、牌匾、錦旗等實物(wù)檔案；

（五）其他(tā)具(jù)有(yǒu)保存利用(yòng)價值的文(wén)件材料。

第十七條  責任部門應當将重大活動和突發事件文(wén)件材料納入本單位文(wén)件材料歸檔範圍和檔案保管期限表統一管理(lǐ)。責任部門為(wèi)臨時機構的，應當制定文(wén)件材料歸檔範圍和檔案保管期限表，經同級檔案主管部門審查同意後施行。

中(zhōng)央國(guó)家機關、中(zhōng)央企業可(kě)以針對本系統重大活動和突發事件，制定本系統文(wén)件材料歸檔範圍和檔案保管期限表，經國(guó)家檔案主管部門審查同意後施行。

第十八條  重大活動和突發事件檔案按照下列要求确定全宗設置：

（一）責任部門為(wèi)一個單位的，形成的檔案納入本單位檔案全宗進行管理(lǐ)；

（二）責任部門分(fēn)為(wèi)主辦(bàn)單位、協辦(bàn)單位的，形成的檔案納入主辦(bàn)單位檔案全宗進行管理(lǐ)。存在多(duō)個主辦(bàn)單位或者分(fēn)主辦(bàn)、承辦(bàn)單位的，形成的檔案納入承擔活動主要工(gōng)作(zuò)的單位全宗進行管理(lǐ)或者協商(shāng)确定；

（三）責任部門為(wèi)多(duō)個單位不分(fēn)主次、聯合開展工(gōng)作(zuò)的，形成的檔案分(fēn)别納入各單位全宗進行管理(lǐ)；

（四）責任部門為(wèi)臨時機構的，形成的檔案納入新(xīn)設全宗或臨時機構的主管單位全宗進行管理(lǐ)。

檔案全宗設置産(chǎn)生争議的，由相關單位提交檔案主管部門予以處理(lǐ)。

第十九條  重大活動和突發事件檔案一般與責任部門履行其他(tā)職能(néng)形成的檔案進行統一管理(lǐ)，檔案門類劃分(fēn)、分(fēn)類方法與全宗内檔案保持一緻。确有(yǒu)必要的，可(kě)以設立專題進行管理(lǐ)。

第二十條  責任部門應當按照相應門類檔案整理(lǐ)規則對重大活動和突發事件文(wén)件材料進行組件（卷）、分(fēn)類、排列、編号和編目等整理(lǐ)工(gōng)作(zuò)，并按要求及時歸檔。

重大活動和突發事件檔案不論是否設立專題進行管理(lǐ)，都應當建立專題目錄。

第二十一條  責任部門應當在重大活動和突發事件應對工(gōng)作(zuò)結束6個月内，向同級檔案主管部門報告檔案工(gōng)作(zuò)方案落實情況。

例行性、周期性會議通過年度報告說明有(yǒu)關情況的，可(kě)以不再專門做出書面說明。

第二十二條  責任部門應當按照國(guó)家有(yǒu)關規定向檔案館移交重大活動和突發事件檔案，經檔案館同意，可(kě)以提前将檔案交檔案館保管。責任部門為(wèi)臨時機構的，應當在臨時機構停止工(gōng)作(zuò)前向有(yǒu)關主管單位或檔案館移交檔案。

責任部門應當對移交進館檔案進行開放審核，并在移交時附具(jù)意見。

第二十三條  檔案館應當按照國(guó)家有(yǒu)關規定接收重大活動和突發事件檔案，并建立征集制度，通過接受捐獻、購(gòu)買、代存等方式收集檔案，充實重大活動和突發事件檔案資源。

第二十四條  責任部門和檔案館應當按照國(guó)家有(yǒu)關規定配置适宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備，确保檔案的安(ān)全；采用(yòng)先進技(jì )術，實現檔案管理(lǐ)的現代化。

第四章  檔案利用(yòng)與開發

第二十五條  檔案館和責任部門應當通過編制檢索工(gōng)具(jù)、建立檢索系統、建設信息共享平台等方式，為(wèi)重大活動和突發事件檔案利用(yòng)創造條件。

檔案館應當通過其網站或者其他(tā)方式定期公(gōng)布開放檔案的目錄，為(wèi)檔案利用(yòng)提供便利。

第二十六條  檔案館應當積極推進利用(yòng)工(gōng)作(zuò)，按照國(guó)家規定向單位或個人提供檔案利用(yòng)。責任部門利用(yòng)已移交檔案的，檔案館應當予以優先保證。

責任部門保管的檔案對外提供利用(yòng)的，需經本單位負責人批準。

第二十七條  檔案館開展分(fēn)管範圍内重大活動和突發事件檔案專題數據庫建設，責任部門應當配合。責任部門檔案以專題方式進行管理(lǐ)且具(jù)備建設條件的，應當開展本系統或本單位檔案專題數據庫建設。

檔案主管部門應當科(kē)學(xué)規劃專題數據庫建設工(gōng)作(zuò)，推動檔案館和責任部門檔案專題數據庫共建共享共用(yòng)。

第二十八條  檔案館和責任部門應當加大對重大活動和突發事件檔案資源開發力度，通過檔案編研、陳列展覽等形式，充分(fēn)發揮檔案價值，并為(wèi)重大活動和突發事件應對提供決策參考。

第五章  附  則

第二十九條  本辦(bàn)法由國(guó)家檔案局負責解釋。

第三十條  本辦(bàn)法自2021年6月1日起施行。